Cómo elegir e implementar el mejor software de facturación para tu negocio

Tener un sistema eficiente para la emisión de comprobantes fiscales es necesario para la operación en regla de cualquier empresa. Es por eso que elegir correctamente un software de facturación electrónica es un paso decisivo para mejorar su productividad, eficiencia y cumplimiento del negocio con aliados comerciales y ante las autoridades tributarias.

Pensando en las dudas que pueden existir sobre cómo elegir el mejor sistema de facturación electrónica, en este artículo te compartimos una serie de características que podrías considerar a la hora de seleccionar la tecnología más adecuada, de acuerdo con las necesidades y particularidades de tu negocio.

Te sugerimos tomar en cuenta lo siguiente:

1. Evalúa las necesidades específicas de tu negocio

Cada empresa es única, y lo que funciona para una puede no ser la mejor opción para otra. Es por eso que el primer paso en este proceso es entender las necesidades particulares de tu negocio:

• ¿Necesitas un software básico que solo emita facturas?
• ¿Requieres un sistema en la nube que te permita facturar desde cualquier lugar y que al mismo tiempo te ayude a administrar tu negocio en la nube?
• ¿Buscas un software que te sirva para realizar un registro detallado y puntual de las cuentas por cobrar, ventas, gastos, ingresos, incluso crear cotizaciones y órdenes de compra?

Recuerda que los programas de facturación electrónica pueden ser utilizados por profesionistas que trabajan de forma independiente, emprendedores, pero también negocios medianos cuyo nivel de facturación es más alto, ya que se trata de una herramienta con funciones para agilizar la emisión de comprobantes fiscales, al tiempo que cumplen con la normativa fiscal. 

2. Que sea un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)

La legislación fiscal varía de un país a otro e incluso de una región a otra. En México, para asegurar la validez de los comprobantes emitidos, los proveedores deben ser empresas autorizadas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para generar y procesar los comprobantes para efectos fiscales por medios electrónicos y de manera 100% digital.

Que la empresa que provee el software sea un Proveedor Autorizado de Certificación es una forma de asegurarse de que los comprobantes fiscales serán emitidos con los requisitos solicitados por las autoridades en la resolución vigente. Las empresas proveedoras actualizan sus formatos para facilitar el cumplimiento de sus clientes al emitir sus Comprobantes fiscales digitales (CFDI). 

3. Escalabilidad del software

El crecimiento de tu negocio es un factor crucial a tener en cuenta al seleccionar un programa de facturación. En ese sentido, se recomienda optar por una solución que sea escalable y pueda adaptarse al aumento en el volumen de transacciones y clientes. 

Esto te evitará la molestia de tener que cambiar de sistema en el futuro, lo que puede ser costoso y tedioso para las operaciones comerciales.

4. Facilidad de uso y soporte técnico

Otro punto importante a evaluar durante este proceso de selección de tecnología es la facilidad de uso del programa. Lo ideal es que la curva de aprendizaje no debería ser una barrera para su adopción.

Te sugerimos buscar interfaces intuitivas y funciones que no requieran una capacitación extensa. Además, asegúrate de que el proveedor ofrezca materiales de capacitación y soporte técnico para resolver cualquier duda o problema que pueda surgir durante la implementación.

5. Compatibilidad con otros sistemas

Por otro lado, debes considerar que tu software de facturación no opera en un vacío; debe integrarse con otros sistemas que ya utilizas en tu empresa o que podrías llegar a incorporar, como sistemas de contabilidad, gestión de inventario,  sistemas administrativos o, incluso, plataformas de comercio electrónico. 

La capacidad de integración es clave para evitar la duplicación de datos y garantizar una operación fluida entre diferentes departamentos.

6. Seguridad de la información

La seguridad de los datos es una preocupación constante en el mundo digital actual. Es por eso que más vale asegurarse de que el software de facturación que elijas cumpla con los estándares de seguridad necesarios para mantener la información de tu negocio a salvo.

Esto es especialmente importante cuando se trata de información financiera y detalles de transacciones. La pérdida o compromiso de datos sensibles puede tener consecuencias graves para tu empresa y la confianza de tus clientes.

7. Opiniones y recomendaciones

Las reseñas de usuarios que ya tuvieron experiencia utilizando las soluciones del proveedor, pueden llegar a ser un indicador confiable de la experiencia que la tecnología brinda en términos operativos. 

Una de las formas de conocer la satisfacción que otras personas han tenido con el software de facturación es buscar en las historias de éxito del proveedor que seleccionaste, aquellas empresas o profesionales que han utilizado las soluciones. Te sugerimos identificar algún negocio del mismo giro del tuyo que ya haya podido comprobar sus beneficios. 

También puedes guiarte por los años de experiencia que tiene la empresa en el mercado, ya que esto habla de la confianza que tiene ante sus clientes. 

8. Prueba antes de comprometerte

Antes de tomar una decisión final, aprovecha las versiones de prueba o demostraciones que ofrecen muchos proveedores de software. Esto te permitirá experimentar directamente con el sistema y evaluar si se adapta a tus necesidades y expectativas.

Sin embargo, antes de solicitar un periodo de prueba, es recomendable que te asegures de solicitar el paquete de facturación que mejor responda a las necesidades de tu negocio, para que puedas conocer las funcionalidades que puedes llegar a tener al simplificar tus operaciones y que puedas tomar una decisión certera.

9. Soporte post-implementación

La implementación exitosa del software es solo el comienzo. Asegúrate de que el proveedor ofrezca un sólido soporte post-implementación. Esto incluye actualizaciones regulares, asistencia técnica y recursos continuos de capacitación. 

Un buen servicio posventa es esencial para garantizar el rendimiento continuo del software y resolver cualquier problema que pueda surgir. Una forma de identificarlo es investigar la red de distribuidores con los que cuenta el proveedor de software, que puedan garantizar un servicio profesional y oportuno, incluso si tiene centros de capacitación donde sea posible asistir para recibir capacitación continua.

Conclusión

Elegir e implementar un software de facturación para tu negocio es una decisión estratégica que requiere investigación y planificación cuidadosa. Al considerar las necesidades específicas de tu empresa, cumplimiento fiscal, escalabilidad, facilidad de uso, compatibilidad, seguridad, opiniones de usuarios, pruebas y soporte post-implementación, estarás mejor equipado para tomar una decisión informada que impulse la eficiencia y el éxito de tu negocio.