¿Cómo pueden sacar provecho las pymes de un software en la nube?

Cada día son más las pymes que le dan una oportunidad a los software de administración en la nube, una herramienta con el potencial de impactar positivamente tanto en sus operaciones diarias como en su crecimiento a largo plazo, ya que engloba funciones administrativas, fiscales y comerciales.

Para entender todos sus beneficios y por qué se han convertido en la opción predilecta de los negocios que desean mejorar su flujo de trabajo, te invitamos a que continúes leyendo los próximos párrafos. 

Ventajas que lo hacen todo más sencillo

• Todo en un solo lugar: Ya no necesitarás abrir distintos programas ni copiar datos de un sistema a otro; lo que se hace en ventas se refleja en contabilidad e inventarios automáticamente.
• Acceso sin restricciones: Por fin dejarás de pedirle a alguien que te envíe cierta información, tú podrás entrar al sistema desde donde estés y tomar las decisiones que hagan falta, justo en el momento en el que se requieren. 
• Sincronización en tiempo real: Todos los dolores de cabeza que te provocó trabajar con reportes desactualizados quedarán en el olvido. Lo que tu personal y tú vean en pantalla es lo que está pasando.
• Menos errores: La automatización de tareas repetitivas, como la captura de datos o la generación de facturas, ayudará a disminuir equivocaciones que derivaban en una pérdida de tiempo innecesaria. 
• Cumplimiento fiscal más sencillo: Si escoges una solución que ya esté alineada con lo que pide el SAT, podrás emitir CFDI 4.0 sin preocuparte por validaciones, catálogos, datos incorrectos y demás. 

Más tiempo para lo importante: Como los pendientes administrativos ya no representarán una carga, estarás en libertad de enfocarte en hacer crecer el negocio, atender clientes o en elevar la eficiencia de tus procesos.

Siigo Nube, por ejemplo, concentra todas estas ventajas; además, su diseño es intuitivo, no exige conocimientos técnicos avanzados y se mantiene actualizado para cumplir con la normativa del SAT. Esta es solo una de las herramientas que forman parte del ecosistema tecnológico, producto de la alianza entre Siigo y Aspel. 

Funcionalidades con soluciones de verdad

Más allá del acceso remoto o la automatización, lo que realmente hace valiosa a la tecnología en la nube es el conjunto de funciones que resuelven lo que una pyme vive día a día respecto a clientes, ventas y operaciones fiscales. ¿Cuáles son las principales?

En primer lugar, está la emisión de facturas electrónicas con CFDI 4.0, cosa que un programa bien diseñado llevará a cabo de manera sencilla, ya sea validando que los datos sean los correctos según los criterios del SAT, y/o avisándote si hay campos pendientes o inconsistencias antes de timbrar.

En segundo lugar, tenemos al seguimiento comercial, es decir, la posibilidad de ver si una cotización ya fue autorizada, si se convirtió en pedido, si fue facturada y en qué estado está el pago. Esto proporciona claridad para actuar, saber a qué estar pendiente y qué operaciones están estancadas.

En temas de inventario, el sistema puede registrar entradas, salidas y movimientos para que ya se abandonen los registros aislados en hojas de cálculo. Así sabes qué tienes, cuánto puedes vender y cuándo necesitas reabastecerte.

De igual modo, varias opciones en el mercado ya incluyen conciliación bancaria, función a través de la cual se compara lo que hay en tus cuentas con lo que aparece en tu sistema, sin hacerlo manualmente, lo que ahorra tiempo y elimina errores contables.

A la hora de tomar una decisión, asegúrate de escoger una plataforma con características pensadas para impulsar el éxito de tu pyme. 

Pero, entonces, ¿qué debe ofrecerte un software en la nube? 

Ojo: es importante que la solución que elijas se adapte al ritmo de trabajo que ya tienes y a posibles cambios que enfrentes en el futuro. A continuación, te diremos cuáles son los aspectos que sí o sí debe tener el programa con el que te quedes. 

Interfaz sencilla

El sistema tiene que ser claro desde el primer momento. Si requiere asistencia constante o no entiendes nada de su funcionamiento, es probable que termine siendo un estorbo más que una ayuda. 

Funciones que se adaptan al tamaño y evolución del negocio

Verifica que se puedan activar o ampliar módulos conforme cambian tus necesidades: desde facturación básica hasta reportes financieros, nómina o control de compras más avanzado.

Integración entre áreas sin recapturas

Lo que haces en ventas debe actualizar inventarios, reflejarse en contabilidad y registrar ingresos automáticamente para que todos tengan los mismos datos, sin excepción.

Actualización automática con las normas fiscales vigentes

La plataforma debe mantenerse al día con los requisitos del SAT, así, ni tu equipo ni tú tendrán que mantenerse al pendiente de cada cambio normativo. 

Generación de reportes

Esto resulta útil para que veas qué se vendió, cuánto ganaste, qué gastos tienes o qué productos se están moviendo más y, en consecuencia, ajustes tu estrategia actual. 

Accesibilidad desde distintos dispositivos

Poder revisar información desde una laptop o celular, independientemente del lugar en el que estés, le da mayor control a gerentes o responsables de área que no siempre están en la oficina.

¿Cuál es el próximo paso?

Si ya identificaste que tus procesos están fragmentados o que se pierde tiempo en tareas que fácilmente podrías automatizar, entonces atrévete a probar una herramienta en la nube que transforme el modo de operar de tu pyme.